CONTABILIDAD Y COMUNICACION. Conceptos básicos

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La contabilidad y la comunicación son algunos de los sistemas de información dentro de una empresa. Son como los diferentes sistemas en el cuerpo humano: circulatorio, nervioso, muscular, óseo, respiratorio, digestivo, hormonal. Y en las empresas, igual que en el cuerpo humano, hay diferentes sistemas, los cuales deben funcionar adecuadamente para que la empresa realice sus actividades con éxito. No se suele tratar el estudio de la empresa como un gran sistema con subsistemas, como si se acepta en el mundo de la medicina. Por lo tanto, no hay un consenso en cuanto  a cuáles son estos subsistemas, que llamaremos directamente sistemas.

En mi opinión, los sistemas más comunes en una empresa son los siguientes: sistema financiero, sistema contable, sistema de comunicación, sistema de los inmovilizados, sistema de los recursos humanos, sistema de I  + D, sistema comercial, sistema de fabricación. En todo caso estos sistemas variarán dependiendo del tipo de empresa

En este artículo no se pretende tratar estos sistemas, pero se explicará porqué separo el sistema contable del sistema financiero. La razón es porque el sistema financiero trata fundamentalmente de los recursos monetarios, la obtención del dinero necesario para la realización de las actividades y su gestión. Dentro de este sistema están incluidas las actividades de tipo especulativo, que no generan riqueza sino sólo ganancias de tipo financiero. En cuanto a la contabilidad, es un subsistema dentro del sistema financiero. Se podría decir que es un sistema de información por excelencia, y que trabaja con datos de carácter monetario dentro de un espacio temporal claramente definido. Si estos datos son útiles, es decir, están en el lugar adecuado en el  momento adecuado, cumpliendo unos requisitos  de exactitud y de ser completos, entonces estos datos se transforman en información. Es decir, son válidos para un fin determinado.

En cuanto a la comunicación, igual que la contabilidad, trabaja con datos y además con percepciones. A diferencia de la contabilidad, los datos que utiliza son de todo tipo, y la preocupación es que estos datos sean útiles, en el mismo sentido que en la contabilidad. Pero a diferencia de la contabilidad, además de la diversidad de datos, está la diversidad de formas. En la comunicación, por lo tanto, más que datos tenemos mensajes, que a través de un determinado medio deben llegar al receptor. El medio puede distorsionar el mensaje, por lo que este puede perder o modificar parte o incluso la totalidad de sus características originales. También el medio puede hacer retrasar la recepción del mensaje de manera tal que cuando éste se recibe, el mensaje ya no tiene validez. Y también el receptor, por sus propias características personales, puede entender el mensaje de una manera diferente a cómo pretendía quien envía o crea el mensaje.

Podemos representar esta situación en el siguiente esquema simplificado:

 

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Siendo las Fuentes los datos con los que se crean los Mensajes, por ejemplo, los asientos contables. El Emisor es la persona que ejecuta la acción de crear un mensaje. El Medio puede ser un equipo informático con los programas específicos. El Mensaje es el informe generado, que puede ser un documento impreso o la creación de un archivo, por ejemplo. Y el Receptor es la persona a la cual está dirigido el mensaje.

Y dicho esto, queda planteada la enorme relación existente entre la comunicación y la contabilidad, dado que la contabilidad debe generar el mensaje contable (informes, etc) cumpliendo los requisitos de exactitud y de ser completos, pero este debe ser transmitido a través de un medio para que lo reciba un receptor adecuado y sólo así pueda convertirse verdaderamente en información. Aquí se ha de tener en cuenta que la contabilidad es algo más que la contabilidad financiera, esa que habla de balances, libro diario, mayores, etc. En la contabilidad cabe también la contabilidad de costes o analítica (que puede estar basada en asientos o no), la contabilidad de gestión y la contabilidad de dirección. Estas últimas no necesariamente deben estar basadas o utilizar asientos contables. Y si esta contabilidad se refiere  a hechos que están por suceder, es decir, a previsiones futuras, estaremos ante los presupuestos.

Vamos un poco más al detalle. Los datos convertidos en cualquier tipo de informe y en cualquier tipo de soporte, tienen varios problemas que deben resolver para que al receptor le lleguen como información, o sea, como datos útiles. En primer lugar está el mensaje en sí mismo, que en este caso tiene la forma de informes, pantallas de ordenador, etc. Pero, además, lo que a veces se ignora, es que estos mensajes de alguna forma físicos, suelen estar acompañados de un mensaje oral, es decir comentarios hablados, conversaciones formales e informales, etc. Y en este aspecto, tenemos varias fuentes de problemas:

  • La calidad de la información, o de los datos que forman parte del mensaje. Aquí juegan un papel importante las fuentes utilizadas y los procesos de generación de la información.
  • La forma o soporte del mensaje
  • El emisor del mensaje. Este último punto tiene validez en los mensajes orales.

En segundo lugar, en lo que se refiere a los medios, volvemos a tener nuevas fuentes de problemas. El medio tradicional son los informes en papel, en la cual su diseño a veces no está adecuado a las nuevas percepciones, muy acostumbradas a que haya atractivos visuales. Pero ahora hay muchos más medios, que son los que han generado los medios informáticos y multimedia. Y aquí, la contabilidad tiene un gran camino que recorrer. Los programas informáticos todavía no tienen en cuenta los recursos que ponen a su disposición la multimedia. Estamos empezando a explorar los móviles y las tablets como medio de comunicación en este campo. Pero aún falta mucho. Estos medios deben adecuarse a la fuente emisora del mensaje, pero también al receptor.

Por lo tanto, el medio, puede tener una forma formal (informes) o una forma informal, como por ejemplo la comunicación oral, ya sea a través de una orden o de un comentario. Y esta comunicación oral es muy sensible a las distorsiones que puede generar el tono de voz, las palabras utilizadas, el estado del receptor, etc

 

Y en tercer lugar, el receptor, está influenciado por su nivel de conocimientos, su situación personal, su motivación, etc. Y estos elementos pueden variar y distorsionar la percepción del mensaje. Alguien puede decir que los números sólo tienen una lectura. Lo cual es relativamente cierto. Pero hemos de tener en cuenta, que esos números deben pasar a nuestro cerebro y de allí transformarse en una acción. Y será en nuestro cerebro donde pueden obtener un bloqueo parcial o total o una distorsión en cuanto a la acción a ejecutar.

Normalmente, en este proceso de comunicación de la información contable, sólo se tiene en cuenta lo siguiente: que la información sea oportuna, es decir, el receptor la reciba cuando la necesite, y no antes o después, que sea completa, es decir, que no le falten elementos o datos necesarios para que sea adecuadamente interpretado, y, por último, que esté bien realizada, es decir, que por ejemplo, se utilicen las cuentas contables adecuadas. Pero a todo esto debemos agregar los temas indicados anteriormente: características del emisor, del medio y del receptor, y también del entorno.

En resumen, si queremos que la contabilidad sea realmente útil no sólo debemos tener en cuenta el mensaje en sí sino también los efectos que las características personales del emisor y del receptor pueden tener sobre esa información.

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